Bruker du e-post til kommunikasjon? Blir du tatt på alvor når du sender e-post? Vi skal i denne artikkelen se nærmere på hva som er god skikk og bruk og også hvordan du bruker alle mulighetene du har i e-post.
Vi skal se på feltene øverst i en e-post først. Det er til (to), kopi(cc), blindkopi(bcc) og emne-feltet.
Til
Her legger du inn hovedmottager av e-posten du skal sende. Hvis det er flere mottakere, kan du sette de inn her, hvis det bare er noen få og at det av personvernhensyn ikke gjør noe om alle ser hverandres e-postadresser. Her må du huske på at det er ikke alle som ønsker å få sin e-postadresse eksponert for andre en de som strengt tatt må vite den.
Kopi
Her legger du inn de som ikke er hovedmottakere av e-posten, men som skal informeres om innholdet. Det brukes mest i forenings og bedriftssammenheng. Husk også at her gjelder samme regel som under «til» at personvernet er viktig.
Blindkopi
Dette feltet bruker du hvis du skal sende en e-post til flere og at det ikke er ønskelig at de ser hverandres e-postadresse. Dette er den vanligste måten å sende e-post til flere.
Emne
Emne-feltet bør du alltid fylle ut. Her lager du en hovedoverskrift til e-posten. Den bør reflektere innholdet i e-posten din. De fleste e-postprogrammer vil også gi deg en advarsel og mulighet til å legge inn et emne dersom du har glemt det.
Sende e-post til mange på en gang
Det er også en begrensning på hvor mange du kan sende e-post til på en gang. For gmail, outlook og icloud er grensen 500 e-poster. Vi anbefaler allikevel at du ikke sender til flere enn 100 på en gang. For å sende til mange på en gang vil vi anbefale at du legger inn deg selv som mottaker i til-feltet og at alle de andre legges inn i blindkopi-feltet. Da ser ikke noen hvem andre som har mottatt denne e-posten. Sender du e-post til veldig mange (for eksempel over 100) samtidig, øker risikoen for at e-posten blir markert som spam. For å unngå dette må du sende e-postene en og en og legge mottaker i til-feltet. Det finnes også egne tjenester for å sende e-post til mange. Eksempler på detter Mailchimp og Make.
Lange tekster
Hvis du skal skrive en lang tekst vil vi anbefale at du deler den opp i avsnitt. Da blir teksten mye lettere å lese. I eksempelet under ser du hvordan dette kan gjøres. Vi anbefaler at du ikke skriver lengre avsnitt enn dette. Det blir fort tungt å lese og kanskje mottaker ikke leser det du har skrevet siden det er så mye tekst.
Formatering av teksten
Formater som i Word
Det fine med Outlook er at her kan du skrive e-post akkurat på samme måten som om du skulle skrive et brev i Word.
Det er faktisk Word du bruker til å skrive e-posten, selv om du jobber i Outlook.
Her kan du fargelegge teksten slik du måtte ønske eller bruke fete typer for å fremheve deler.
Du kan også øke bokstavstørrelsen.
Det kan være en ide å ikke overdrive dette.
Når du skriver en e-post VIL VI PÅ DET STERKESTE ADVARE MOT Å SKRIVE MED VERSALER, slik vi har gjort her. Det oppfattes som at du skriker og roper og dermed vil du heller ikke bli tatt på alvor. Folk har en tendens til å bare overse teksten eller bare kaste e-posten i søppeldunken.
Sende e-post i affekt
Har du for vane å svare på e-poster med en gang og kanskje du er sint eller opprørt over noe. I så fall vil vi anbefale at du venter med å skrive e-posten til du ikke er sint lenger. Når en e-post er sendt er det få muligheter til å tilbakekalle den. Noen smartmobiler og e-postsystemer har en angrefrist, men den er veldig kort. Før du trykker på send-knappen i e-postprogrammet ditt, les gjennom e-posten en gang til, kanskje den har skrivefeil du ønsker å rette også.
Oppsummering
- Skriv e-poster som raskt kommer til poenget og ikke skriv for lange avsnitt på en gang.
- Unngå å bruke versaler
- E-post til mange, husk grensene på 500, men helst under 100
- Til-feltet er til hovedmottager
- Kopi-feltet er til dem som skal informeres
- Blindkopi-feltet er til dem som ikke skal vises til hverandre, typisk ved masseutsending til alle i en forening.
- Fyll alltid ut emnefeltet
- Formater teksten for å gjøre den mer lesbar
- Ikke send e-post i affekt